Conclusiones sobre el Registro de Escrituras Públicas

El registro de escrituras públicas sólo es una de las que se incorporan en el protocolo notarial. El artículo 41 de la Ley del Notariado especifica que el registro es un conjunto numerado de cincuenta (50) fojas ordenadas correlativamente, el cual debe ser autorizado antes de su utilización mediante un sello y firma puesto en la primera foja del registro por parte de un miembro de la junta directiva del Colegio notarial designado para este efecto. Acorde con el artículo 410° LN, por cada diez (10) registros (500 fojas) se formará UN TOMO, el que se deberá encuadernar y empastar en el semestre siguiente a su utilización, y deberán además ser numerados en orden correlativo.

El protocolo notarial es en suma, es un archivo ordenado cronológicamente en el que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares. El protocolo notarial está conformado por los registros de: escrituras públicas, de testamentos, de actas de protesto, de actas de transferencia de bienes muebles registrables; y otros que la ley determine. De acuerdo a esto último se creó el Registro de Asuntos No Contenciosos y el Registro Notarial de garantías y otras afectaciones sobre bienes muebles.

En el registro de escrituras públicas se extienden las escrituras públicas, las protocolizaciones y las actas. El fin de la función notarial es producir instrumentos públicos, los cuales tienen las características de estar dotados de fe pública; sin embargo no todo documento extendido en una notaría tiene en su totalidad fe pública, pues esta solo alcanza a la parte donde realmente actuó o intervino el notario. Debemos diferenciar el “documento” del “instrumento”, entre otras cosas porque este último se caracteriza por contener información graficada lingüísticamente, es decir ESCRITO. Por tanto el instrumento es una especie del documento.

Cuando a solicitud de parte interesada o por mandato legal se extienda o autorice un instrumento por un notario en el ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley, estaremos ante un instrumento notarial.

Una clasificación de los instrumentos divide éstos en PROTOCOLARES y EXTRA-PROTOCOLARES. Los primeros son aquellos que se documentan en el protocolo del notario, los cuales son objeto de conservación y custodia por parte del notario. Por el contrario, los segundos son aquellos documentos redactados y de autoría de particulares (instrumentos privados), sobre los que se atesta una certificación notarial determinada a cierto ámbito de la fe pública (legitimación de una fotocopia o firma, etc.). Estos últimos, por su naturaleza, no se documentan en el protocolo del notario, ni éste los custodia o conserva. El artículo 25° LN señala que son instrumentos protocolares las escrituras públicas (típico instrumento protocolar) y las demás actas que el notario incorpora al protocolo, y el que se encuentra obligado a conservar. El artículo 26° LN agrega que son instrumentos extra-protocolares las actas y demás certificaciones que se sobreponen al documento, y que no se conservan en el protocolo. Sin embargo, se admite que en el protocolo también se incorporen actas, de acuerdo al artículo 25° LN cuando el requirente lo solicite (artículo 96° LN).

Las escrituras públicas sirven para documentar actos jurídicos; sin embargo existen muchos actos jurídicos que no requieren la forma de escritura pública; es el caso de las cartas poderes y poderes fuera de registro (arts. 119° y 120° LN), así como las autorizaciones para viaje de menor (artículo 94° LN).

La protocolización es la incorporación al registro de escrituras de los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen. La misma se realizará asentando un ACTA en el registro de escrituras públicas, y agregando los documentos al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización. Su finalidad será la custodia y conservación de estos documentos en el archivo del notario.

Las Actas se extienden generalmente para comprobar hechos por parte del notario, y en forma ordinaria son instrumentos extra-protocolares, pero pueden incorporarse al protocolo normalmente para efectos de conservación del documento. El artículo 50° LN especifica que en el registro de escrituras públicas pueden extenderse solamente las actas que la ley señale, sin embargo, la propia Ley del Notariado ha ampliado ello, basado en el artículo 96° LN; por tanto A SOLICITUD DEL INTERESADO, los instrumentos extra-protocolares son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial. De igual manera de acuerdo a la Ley 26572, General de Arbitraje, a solicitud de parte es posible que se protocolice el expediente del procedimiento arbitral, conforme al artículo 57° de la ley mencionada.

Aunque uno de los principios del notariado latino es el llamado “secreto de protocolo”, por lo que las escrituras públicas y actas no pueden ser revisadas libremente por cualquier persona, sólo por aquellos que demuestren interés legítimo en tomar conocimiento de él, en el caso peruano se establece el acceso libre al protocolo notarial, conforme al artículo 93° LN, sin necesidad de que se demuestre un interés específico respecto al acto y contenido del instrumento. El conocimiento del protocolo se hará a través de MANIFESTACIÓN  del documento, lo cual implica el contacto directo con el mismo, pudiéndose tomar apuntes o notas necesarias, sin que se pueda fotocopiar o grabar el instrumento. Se puede solicitar –previo pago- un traslado del instrumento.

Finalmente, se concluye que nuestra legislación es defectuosa para los casos en que se tenga que reconstruir un protocolo notarial. En los casos de destrucción, deterioro o sustracción el notario podrá solicitar al Colegio respectivo la autorización para la reposición. Un defecto de esta norma es que solamente se pone en el caso de destrucción o pérdida de un instrumento aislado, y no del protocolo entero o de una parte del mismo.